小さな法人の業務効率

さて、もともとは少し大きめのNPO法人で総務の仕事をしていたのですが、昨年より小さな法人で働くようになり、併せて業務の効率化にいろいろやってきました。

おかげさまをもって、かなりバックオフィスの業務は効率化され、時間を有意義に使えるようになっています。

これから法人を立ち上げたり、事業を始めようという人にとってバックオフィスに手を取られず、本業に注力できるように少しでもお役に立てればと思い、しきつの杜で行っているバックオフィスについて少し書きたいと思います。

前提　しきつの杜のバックオフィス業務は一人で行っています。で基本オンラインで終わることが前提になっています。

①経理

しきつの杜では税理士さんに入ってもらい会計を行っています。

会計を行う上で、煩雑にならないようにできるだけスッキリ業務を行えるように考えています

【会計ソフト】

会計ソフトは前法人でも使っていた弥生会計。

税理士さんも弥生なので、メール等でやり取りもできて〇

給与ソフトも弥生でそろえているので連動性もよく、長年使ってきたので使いなじんでるってのが最大かな？

年間利用料少し高めも法令等の更新も早いのでまぁまぁそんなもんかなと

【銀行】

①メインバンク　ゆうちょ銀行

②セカンドバンク　paypay銀行（旧ジャパンネット銀行）

③特定目的銀行　地方銀行（事務所から一番近い銀行さん）

の3つの銀行口座を使用しています。

①はまさにメインバンクとして事業の収益、給与支払い、水光熱費等の引き落としなどほとんどのお金の動きをここで行っています。（ペイジーが使えないのがイケテナイ）

ってか法人口座を「ビジネス」とうたってる割にはビジネス利用は少ししにくいのはもう少し頑張ってほしいな

②はペイジーと他銀行への振り込み用。手数料が安い＆メインバンクが提携で振込手数料０ってのが売り。名前が変わってしまったけど・・・

③は「中退共」という退職金の積み立て用だけに使っているのでキャッシュカードすら持たず、もっぱら入金→引落だけの銀行

ほぼ①と②の動きで、オンラインで動かしているので月に1度③への入金と通帳記帳で足を運ぶぐらい。

【実務】

現金の動きと通帳の動きを会計ソフトに入力。

小難しいことはわかりませんが、赤黒ぐらいはわかるのでそこで判断。

複式簿記とか難しい奴はとりあえずこう入力すればOKてきなことを税理士さんから教えてもらって対応。

会計ソフトの入力項目とかも税理士さんに相談してできるだけ簡易化して会計素人でもわかるように設定しています。

②総務

15年ぐらい総務をNPOでやっているので業務自体はそこそこ早くできるようになっています。さらにオンライン化していくことで業務にかける時間はほとんど必要ないぐらいになっています。

【社会保険】

年金・健康保険・雇用保険・労災保険すべて申請等の手続きはオンラインで行っています。

社会保険届出書作成 これで社会保険計は大体の事務ができます。

GビズID これのIDがあればOK　一昔前の電子証明書が必要なくなったのは何気に楽になってます。

年に一度の労災関係は　ｅ－Ｇｏｖ  これもGビズIDで連携できるので〇

一昔前はあっちに紙もってウロウロ、こっちに紙もってウロウロ

ちょっと前までは紙で作って封筒に入れて郵送料払って申請

そう思うと本当に時間と経費の削減になっています。

【給与関連】

給与ソフトは弥生給与をNPO時代から愛用

会計ソフトとの相性〇　なんだかんだで使いやすいやつです。

年末調整等もサクッとできるので安心ですね。

支払いはゆうちょ銀行は給与振込手数料0　なのでオンライン上でサクサクっと入力（人数多ければCSVでいけるのかな？）してつかえるので楽ですよ。

振替口座とかいうわけのわからない口座を開設するのが少しいただけませんが…

この辺がまだまだ体制古いなぁと感じるのがゆうちょ銀行ですね

給与明細もｗｅｂかしようと現在情報収集中です。

③法務？

就業規則やらの必要書類については基本ネットで調べて自分で作成しています。

いまはいい時代なので、だいたい必要なものはネットにおいてあるので、それをもらいながら自分たちの法人に合わせて利用していく感じ。

法人の立ち上げの定款作成なんかも結局は自分で基本を作って、細かい修正は公証役場の人にしてもらって作りました（公証役場の人のアドバイス・修正はなんとタダ！）

とりあえずこんなとこ？

また思いつき次第加筆していきます